Jak samemu rozsyłać mailing?
Każda firma, która dba o marketing w pewnym momencie będzie potrzebowała skorzystać z mailingu jako bezpośredniej formy kontaktu z potencjalnymi klientami. Początkowo może to być niewielka baza danych lub najprostszy newsletter dla osób, które zapisały się na subskrybcje na naszej stronie internetowej. Zupełnie nie nadają się do tego programy pocztowe Microsoft Outlook i podobne, choćby dlatego, że wysyłając jeden list do kilku odbiorców pozostali widzą wszystkie adresy z naszej bazy. Do profesjonalnego mailingu muszą być profesjonalne programy.
Na początek nie potrzeba wydawać pieniędzy na drogie programy do masowego mailingu. Są bezpłatne narzędzie, które przy niewielkiej bazie danych zupełnie dobrze się sprawdzają.
Opiszę tu jak przygotować mailing z wykorzystaniem programu pocztowego Mozilla Thunderbird i dodatkowej wtyczki Mail Merge.
Mój wybór padł na Mail Merge po analizie wielu innych darmowych rozwiązań do mailingu. Świetnie nadaje się on do wysyłki Newsletter i jednorazowych reklam, pod względem prostoty może być lepszy od rozwiązań komercyjnych.
Przed wysłaniem czegokolwiek, zapoznaj się z:
- Przepisami prawnymi chroniącymi przed spamem
- Zasadami polityki prywatności, które powinny być widoczne na stronie firmowej
Minimalne wymaganie jakie stawia się programom do mailingu:
- Możliwość wysyłanie listów email do wielu adresatów jednocześnie
- Personalizacja wiadomości
- Ukrycie przed odbiorcą mailingu adresów pozostałych odbiorców
Mozilla Thunderbird to podstawowy program pocztowy Mozilla, jest bezpłatny i można go ściągnąć ze strony: mozilla.org/pl/thunderbird
Oprócz programu pocztowego potrzebujemy jeszcze dodatkowa wtyczkę: Mail Merge, również bezpłatnie można ja ściągnąć ze strony: addons.mozilla.org/pl/thunderbird/addon/mail-merge
Wtyczka Mail Merge rozszerza możliwości zwykłego programu pocztowego o opcje wysyłanie masowego mailingu. Mail Merge oferuje dwa sposoby przygotowywania listów do wysyłki z automatycznym wpisywaniem adresów email:
- z książki adresowej
- z pliku tekstowego CSV
W obu przypadkach można stosować dynamiczne tagi, które są później, przy generowaniu wiadomości zastępowane danymi z bazy danych.
Przykład użycia dynamicznych tagów w adresie odbiorcy, i do wiadomości:
<{{email}}> {{nazwa}}
Przykład użycia dynamicznego Tagu w treści listu:
Szanowny {{nazwa}}!. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
Tagi w podwójnych nawiasach klamrowych są zastępowane kolejnymi danymi z naszej bazy.
Dodatkową przydatna funkcją jest zdefiniowanie zakresu odbiorców przez podanie numerów rekordów z bazy( "Start", "Stop" i"Pause") . Dzięki temu możemy porcjować mailing na serie listów, np. start: 1, stop: 100 i za godzinę start: 101, stop: 201 i tak krótkimi seriami aby Administrator naszego konta email nie uznał tego za spam.
Pierwsza opcja wysyłania listów bezpośrednio z książki adresowej jest prostsza, choć przy dużej bazie klientów lepiej skorzystać z drugiej opcji: adresowania listów z bazy zapisanej w pliku CSV.
Plik CSV to zwykły plik tekstowy w którym dane oddzielone są przecinkami lub innym separatorem. Jeśli baza zawiera tylko adresy email i imiona to plik będzie wygladał następująco:
email,nazwa
janwisniewski@domena.pl,Jan Wiśniewski
bolekkowalski@nazwadomeny.pl,Bolesław Kowalski
annawisnewska@domena.pl,Anna Wiśniewska
itd. . .
Pierwszy rekord to nazwy dla dynamicznych tagów, w naszej bazie pojedynczy rekord zawiera dwa dane: adres email i nazwę odbiorcy, oddzielone przecinkiem. Chodź to plik tekstowy, najwygodniej tworzyć go w programie Microsoft Excel lub Calc z OpenOffice i zapisać w formacie CSV z kodowaniem znaków UTF-8. Wybór standardowego kodowania UNICODE jest zalecane, aby prawidłowo były wyświetlane polskie znaki zamiast krzaczków.
Plik CSV standardowo stosuje jako separator znak przecinka, można też wybrać inny znak, np. średni jednak wtedy przy definiowaniu wtyczki Mail Merge trzeba zaznaczyć separator jako średnik.
Krok po kroku przygotowanie mailingu z wtyczką Mail Merge
- utwórz nową wiadomość: File -> New -> Message
- wpisz adres odbiorcy używając dynamicznych tagów: {{email}} lub {{nazwa }} <{{email}}>
- wpisz adres do wiadomości Cc tak samo jak wyżej
- wpisz temat wiadomości (można używać dynamicznych tagów)
- wpisz treść wiadomości (można używać dynamicznych tagów)
- dodaj załącznik (opcjonalnie)
- wybierz z menu PLIK --> Mail Merge
- zaznacz opcje: "CSV" i "Deliver Mode" oraz "Format"
- wskaż plik bazy danych: "Filename" , "Character Set", "Field Delimiter" oraz "Text Delimiter" (nazwa pliku, UTF-8, jako Delimiter znak przecinka lub średnika w zalezności jaki wybralismy w pliku CSV)
- opcjonalne wybieramy zakres rekordów podając numery: "Start", "Stop" i "Pause"
- Zatwierdzamy "OK"
Jeśli deliver mode wybraliśmy na: zapisz i wyślij później, to wszystkie kopie listów zapiszą się w katalogu: do wysłania, tu je można obejrzeć czy nie ma błedów i jak wszystko jest w porządku to dopiero wysłać cały mailign: MENU PLIK --> wyslij niewysłane wiadomości.
Teraz dopiero następuje kolejne wysyłanie listów.
Po wysłaniu całej porcji listów sprawdzamy skrzynkę odbiorczą, jeśli są w niej zwroty z powodu błędnych adresów to usuwamy te adresy z listy mailingowej.
Nasza baza danych składa się tylko z dwóch wartości: adresu email i nazwy, można zastosować wiecej kolumn z danymi i odwoływac się do nich przez dynamiczne tagi. Przykłady stosowanie innych zmiennych:
dynamiczny tag: {{name}}
The variable will be replaced by the value of the field name, e.g.:
{{FirstName}}: the variable will be replaced by the value of the field FirstName
{{LastName}}: the variable will be replaced by the value of the field LastName
{{Email}}: the variable will be replaced by the value of the field Email
dynamiczny tag: {{name|if|then}}
If the value of the field name equals if, then the variable will be replaced by then.
dynamiczny tag: {{name|if|then|else}}
If the value of the field name equals if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|*|if|then|else}} (contains) (regexp)
If the value of the field name contains if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|^|if|then|else}} (begins with) (regexp)
If the value of the field name begins with if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|$|if|then|else}} (ends with) (regexp)
If the value of the field name ends with if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|==|if|then|else}} (equal to) (number)
If the value of the field name is equal to if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|>|if|then|else}} (greater than) (number)
If the value of the field name is greater than if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|>=|if|then|else}} (greater than or equal to) (number)
If the value of the field name is greater than or equal to if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|<|if|then|else}} (less than) (number)
If the value of the field name is less than if, then the variable will be replaced by then, else by else.
dynamiczny tag: {{name|<=|if|then|else}} (less than or equal to) (number)
If the value of the field name is less than or equal to if, then the variable will be replaced by then, else by else.