Mass mailing - narzędzia

Samodzielne realizowanie kampanii reklamowej na pewno taniej kosztuje niż zlecenie tego wyspecjalizowanej firmie. Dodatkowo mamy pewność, że preferencje odbiorcy są najbardziej zgodne z naszą ofertą.

Do gromadzenia adresów odbiorców mailingu i do rozsyłki wiadomości reklamowych potrzebne jest specjalne oprogramowanie.

Bardzo nieprofesjonalne jest używanie do mailingu Outlooka lub innego programu pocztowego. Gdy odbiorca widzi w polu: To: (do) lub UDW dużą grupę adresów email do innych użytkowników, to od razu ocenia taką przesyłkę jako spam, podobnie reaguję zainstalowane programy do antyspamu.

Dostępnych jest wiele programów do mass mailingu, począwszy od bezpłatnych na licencji freeware, opensource, które oferują całkiem dobre funkcje dla małych firm z pewnymi ograniczeniami co do wielkości bazy danych lub ilości wysyłanych wiadomości. Na większe kampanie reklamowe przystosowane są specjalistyczne programy, które wymagają opłaty za zakup licencji lub też dodatkowo abonamentu za korzystanie.

Pośrednim rozwiązaniem są niedrogie programy w wersji shareware, gdzie za niewielką opłatę można korzystać z wszystkich funkcji programu lub tylko z wybranych i w ograniczonym czasie.

Najbardziej profesjonalne rozwiązania oferuje oprogramowanie w systemie ASP (Application Service Providing) jest ono instalowane na serwerze producenta, a użytkownik ma do niego dostęp po opłaceniu abonamentu. Oprogramowanie realizuje wszystkie funkcje kampanii reklamowej jak:

• Wysyłka mailingu
• Zarządzanie grupami adresowymi
• Raportowanie i statystyki
• Autoresponder i obsługa zwrotów

Wybór narzędzia do mass mailingu zależy od potrzeb użytkownika. Planując kampanię reklamową trzeba z góry określić jak dużą mamy bazę klientów?, jak często chcemy wysyłać wiadomości?, jaki rezultat zamierzamy osiągnąć? Najprostszą formą mass mailingu jest newsletter. Korzysta z niego większość firm. Nie wymaga on precyzowania grupy odbiorców, rozsyłany jest do wszystkich, którzy subskrybowali go za pośrednictwem naszej strony internetowej. Wysyłkę newslettera można realizować praktycznie każdym programem do mass mailingu jaki można znaleźć w sieci.

Minimalne wymagania dla oprogramowania to:

• Wysyłka wiadomości w formatach HTML lub tekstowym, z obsługą kodowania ISO-8859-2
• Dodawanie załączników
• Personalizacja korespondencji
• Możliwość zapisywania i wypisywania się na newsletter

Zaawansowane funkcje programów do mass mailingu:

• Obsługa baz danych klientów, łatwe dodawanie i usuwanie adresów z listy, import danych ze strony internetowej, zewnętrznej bazy danych w różnych formatach.
• Weryfikacja poprawności adresów e-mail
• Szybka zmiana tożsamości, możliwość wysyłki korespondencji od różnych nadawców z tego samego programu.
• Personalizacja wiadomości, stosowanie w adresach i treści imion lub nazw sugerujących, że jest to indywidualna oferta dla odbiorcy, a nie masowa wysyłka.
• Akceptacja formatów HTML, tekstowego i mieszanych w zależności od ustawień w programie pocztowym klienta.
• Możliwość stosowania własnych szablonów, grafiki i dodawania załączników.
• Łatwe zapisywanie się na newsletter i wypisywanie się z listy mailingowej
• Autoresponder oraz opcja wysyłania listów powitalnych i pożegnalnych w odpowiedzi na subskrypcję lub cofnięcie zgody na mailing.
• Obsługa zwrotów, usuwanie błędnych adresów, blokowanie domen lub adresów na które odbiorcy nie życzą sobie otrzymywać reklamy.
• Grupowanie adresów według preferencji odbiorców.
• Indywidualna możliwość ustawienia częstotliwości wysyłki i tematyki mailingu.
• Analiza skuteczności kampanii reklamowych, (opcja dostępna tylko w systemach ASP) statystyki ilości otworzonych wiadomości, ilości kliknięć w wybrane linki, odwiedzeniu stron, innych form konwersji.

Wybór programu do mass mailingu zależy od indywidualnych potrzeb i opłat. Nie ma sensu kupować drogiego programu, a korzystać tylko z jednej jego funkcji. Nie warto też instalować oprogramowania, które choć tanie ma ograniczenia, nie obsłuży dużej bazy danych lub brak mu przydatnych funkcji.

Znane komercyjne programy do mailingu typu desktop są w języku angielskim np.:
Advanced Direct Remailer, GroupMail Personal, Mailing List Deluxe, eNewsletter Menager Pro, SendBlaster, e-Compaing. Ich ceny kształtują się z zakresie od 100zł do 400zł.

Wiele bezpłatnych programów można znaleźć w wyszukiwarce wpisując frazę mass mailing, zwykle oferują mniej funkcji niż komercyjne lub mają inne ograniczenia. Na uwagę zasługuje program w wersji freeware: ANOMAIL 2007 jest w pełni funkcjonalnym narzędziem do prowadzenia akcji mailingowej, zarządzania grupami dyskusyjnymi i newsletterem. Zawiera dokładny opis z lekcjami w języku polskim.

Programy komercyjne w systemie ASP (Application Service Providing) muszą być zainstalowane na zewnętrzym serwerze. Oprócz opłaty za instalację trzeba też opłacać abonament. Użytkownik ma dostęp do programu za pośrednictwem panelu na stronie internetowej. Niektóre programy w wersji polskiej to: SARE, Mail Pro, M@il.Boot, GetResponse i inne.